Assistant(e) à la direction

Fondation Arbour

Lieu de l'emploi : Montréal
Date de parution : 7 janvier 2020

Mission de la Fondation Arbour

La mission de la Fondation est d’accorder des bourses d’études à des étudiants méritants ayant besoin d’aide financière au niveau de la maîtrise et du doctorat dans trois domaines susceptibles de favoriser la croissance économique du pays: le génie, l’informatique et l’administration des affaires.

La personne qui occupera ce poste devra être autonome, être en mesure de travailler seule sans supervision immédiate et se montrer disponible à travailler le soir, quelques fois par année. En contrepartie, la Fondation n’exigera pas qu’elle se rende au bureau tous les jours. Elle aura la possibilité de travailler à partir de chez elle sauf une fois par semaine ou selon les besoins.

Poste temps partiel 20 heures/semaine

Fondation Arbour
1434, rue Sherbrooke Ouest, suite 1300
Montréal (Québec) H3G 1k4

Description de poste

Sous la direction et la supervision de la présidente-directrice générale, le ou la titulaire de ce poste appuie celle-ci dans l’exercice de ses fonctions. Il ou elle assume et exécute les tâches administratives qui lui sont dévolues, anime les réseaux sociaux, organise les événements et s’assure que la comptabilité et les états financiers balancent et soient maintenus à jour.

Tâches et responsabilités de ce poste

Gestion administrative et organisation des locaux de la fondation

  • Répondre rapidement aux courriels de la Fondation
  • Assister la présidente-directrice générale et le président du conseil dans l’organisation de leurs voyages et de leurs nombreux rendez-vous lors de leur séjour au Canada
  • Récupérer le courriel postal de la Fondation, faire le tri, répondre et le transférer si nécessaire
  • Organiser et maintenir les dossiers physiques à la Fondation et sur le Cloud
  • Rédiger les procès-verbaux
  • Voir à l’entretien des locaux

Gestion des communications et des relations publiques

  • Coordonner et mettre à jour le site Web et alimenter les réseaux sociaux
  • Superviser la production du rapport annuel, du bulletin semestriel ou tout autre document
  • Maintenir et renforcer les partenariats universitaires et d’affaires (proactivité, suivis, remerciements, etc)
  • Assister les étudiants boursiers dans l’accomplissement de leurs stages avec les organismes partenaires, répondre aux demandes et accomplir les suivis nécessaires.

Gestion financière

  • Payer les factures dans les délais prescrits
  • Mettre à jour mensuellement les tableaux financiers
  • Signaler lorsque requis les transferts de fonds nécessaires à la bonne marche de la Fondation
  • Fournir aux auditeurs les documents relatifs à l’audit annuel
  • Renouveler les polices d’assurance
  • Effectuer tous les paiements demandés et appuyés par la direction générale

Gestion événementielle

  • Préparer les réunions du conseil d’administration et du comité exécutif
  • Organiser les activités de réseautage de la Fondation

Gestion des bourses et du mentorat

  • Recevoir les applications des boursiers proposés par les universités
  • Convoquer ceux-ci aux entrevues
  • Préparer les documents pour le comité de sélection
  • Participer au comité de sélection avec rémunération additionnelle
  • Recevoir les demandes de mentorat des boursiers, les transmettre aux administrateurs et effectuer les suivis nécessaires.

Exigences, compétences et connaissances pour combler ce poste:

  • Diplôme en technique administrative ou de 1er cycle en administration ou communication et relations publiques ou expérience pertinente
  • Capacité à travailler seul(e) sans supervision immédiate
  • Expérience pertinente d’au moins 5 ans dans un poste similaire
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit (capacité de rédaction en anglais, un atout)
  • Habiletés en communication et en rédaction
  • Très bonne maîtrise des logiciels de la suite MSOffice, des médias sociaux et de logiciels spécialisés
  • Intérêt marqué pour l’éducation

Horaire de travail:

20 heures semaine

Disponibilité à travailler quelques soirs durant l’année.

Salaire et avantages sociaux

35 000 $ par année basés sur 20 heures de travail par semaine.

2 semaines de vacances annuelles.

Candidature:

Toute personne intéressée à poser sa candidature, est priée de transmettre son curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intention à l’attention de madame Marine Hadengue à marine.hadengue@fondationarbour.ca avant le 24 janvier prochain. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.