Assistant administratif, dons individuels

Fondation de l'UQÀM

Lieu de l'emploi : Montréal
Date de parution : 13 mars 2019

Secteur : Développement philanthropique

Sommaire de la fonction

Relevant du directeur, Développement philanthropique, l’assistant administratif assure le secrétariat et le soutien administratif pour les membres du secteur développement philanthropique en ce qui a trait aux dons individuels ainsi qu’un soutien dans l’utilisation de la base de données.

Tâches et responsabilités

  • Appuyer les membres de son secteur dans le suivi de certains dossiers de sollicitation (appels aux donateurs, relances, suivis liés à certains aspects du don de bourses, etc.) ;
  • Préparer la correspondance (ex. lettres courantes, résumés de rencontre,  lettres de suivi avec les donateurs, rapports et autre matériel), des listes d’envoi, des présentations électroniques et des rapports ;
  • Saisir certaines actions reliées au cycle de la sollicitation dans Raiser’s Edge (RE) et en effectuer le suivi; s’assurer du maintien d’une codification cohérente et à jour ;
  • Structurer et vérifier la codification des dossiers pour la sollicitation personnalisée et la fidélisation et effectuer certaines codifications et mises à jour massives ;
  • Effectuer la compilation et le suivi des dossiers ayant eu des résultats de sollicitation (ex. suivi du paiement de primes d’assurance et émission de reçus, suivi des dons par testament ou résiduels, bourses personnalisées, etc.) ;
  • Préparer, à partir de la base de données, certaines requêtes et listes pour les relations avec les donateurs et le développement philanthropique ;
  • En collaboration avec l’assistant, relations avec les donateurs, préparer des fichiers de codification de l’ensemble des actions relatives à la reconnaissance et à la fidélisation à intégrer dans la base de données ;
  • Effectuer la mise à jour des contacts de son secteur dans la base de données ;
  • Organiser des réunions selon les besoins et produire les documents nécessaires ;
  • Effectuer le classement des documents (papiers  et électroniques) relatifs à son secteur ;
  • Effectuer toute autre tâche ou responsabilité à la demande du supérieur immédiat.
  • Collabore avec les autres secteurs et apporte son soutien aux autres équipes lorsqu’il y a des besoins

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ;
  • Posséder une à deux années d’expérience en secrétariat ;
  • Maîtrise complète de la Suite Office (essentielle) ; être capable d’utiliser avec aisance les bases de données ;
  • Maîtrise le français tant à l’oral qu’à l’écrit ; la maîtrise de l’anglais parlé et écrit est un atout ;
  • Démontrer de la discrétion, de la diplomatie, des compétences en communication, de l’écoute et faire preuve de concentration dans l’exécution de ses tâches ;
  • Bon esprit d’équipe et de collaboration ;
  • Souci du détail
  • Être en mesure de travailler sous pression ;
  • Disponible pour travailler à l’occasion à l’extérieur de l’horaire régulier ;
  • Connaissance du milieu universitaire et philanthropique (atout).

Faire parvenir votre candidature à : embauchefondation@uqam.ca