Assistant administratif, communications

Fondation de l'UQAM

Lieu de l'emploi : Montréal
Date de parution : 29 mai 2019

Sommaire de la fonction

Relevant du directeur, Planification et communications, l’employé est responsable du soutien administratif inhérent à ses fonctions et assure un suivi efficace des activités afférentes aux relations avec les donateurs.

Tâches et responsabilités

Événements de la Fondation

  • Être responsable de la logistique (ex. réservation de salles, d’équipement, de traiteur, de photographe, préparation de dossiers, mise en page des documents, etc.) des cérémonies de remise de bourses et participer à l’organisation (listes d’invités, préparation et envoi des invitations, suivi de la présence des invités) des événements de la Fondation ;
  • Collaborer à leur tenue (accueil et prise de présence, installation de la signalisation, etc.) ;
  • Faire le suivi post-événement (envoi de photos, compte rendu, etc.) ;
  • Préparer et faire la mise en page des programmes des cérémonies de remise des bourses.

Relations avec les donateurs et communication

  • Assurer le suivi et opérationnalisation du programme de reconnaissance et de fidélisation des donateurs et des bénévoles ;
  • Collaborer à la préparation des fichiers de codification de l’ensemble des actions relatives à la reconnaissance et à la fidélisation à intégrer dans la base de données ;
  • Préparer la mise en forme des courriels de la campagne annuelle et des envois de masse dans le logiciel Dialog Insight ;
  • Effectuer les envois postaux relatifs au secteur ;
  • Collaborer à la rédaction de documents, au besoin.

Administratif

  • Assurer le suivi de la boîte courriels de la Fondation ; 
  • Effectuer les commandes de matériel de bureau et tenir l’inventaire de la papeterie de la Fondation ;
  • Mettre en page divers documents ;
  • Effectuer le classement des documents (papiers et électroniques) relatifs à son secteur ;
  • Effectuer toute autre tâche ou responsabilité à la demande du supérieur immédiat. 

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ;
  • Posséder une à deux années d’expérience pertinente, notamment en gestion d’événements ou de projets;
  • Maîtrise complète de la Suite Office (essentielle) ;
  • Maîtrise le français tant à l’oral qu’à l’écrit; la maîtrise de l’anglais parlé et écrit est un atout ;
  • Démontrer de la discrétion, de la diplomatie, de l’écoute et faire preuve de précision et de concentration dans l’exécution de ses tâches ;
  • Démontrer des compétences en communication ;
  • Avoir un bon esprit d’équipe ;
  • Être en mesure de travailler sous pression ;
  • Disponible pour travailler à l’occasion à l’extérieur de l’horaire régulier ;
  • Connaître les différentes applications utilisées par la Fondation (Raiser’s Edge, Dialog Insight, etc.) constitue un atout ;
  • Connaissance du milieu universitaire et philanthropique (atout).

Acheminer lettre et CV à embauchefondation@uqam.ca