Coordonnateur aux événements

Fondation Jeunes en Tête

Lieu de l'emploi : Montréal

Date de parution : 8 août 2017

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Le rôle :
Vous joindrez une équipe dynamique dont la responsabilité est d’organiser des événements au profit de la Fondation Jeunes en Tête. Votre mandat sera de faciliter la mise sur pied d’activités bénéfice initiées par l’équipe interne ou par des tiers. Vous serez le point de contact avec les fournisseurs, les donateurs ainsi que plusieurs comités organisateurs. À travers cet emploi, vous contribuerez activement à la production d’événements prestigieux et reconnus au Québec! Ces événements sont au coeur de notre quotidien organisationnel afin de poursuivre notre mission auprès de 70 000 jeunes chaque année.

Le candidat recherché :
Il est dynamique et possède une expérience significative en organisation d’événements. Très organisé et orienté vers le service à la clientèle, il fait preuve d’excellentes habiletés interpersonnelles afin d’appuyer les membres des comités organisateurs ainsi que ses collègues pour assurer le succès des événements. La qualité de son travail est impeccable et il respecte les échéanciers, même si parfois les délais sont très courts.

Plus de détails sur les responsabilités :

• Apporte un soutien à la gestionnaire aux événements, aux comités organisateurs et aux partenaires;

• Planifie et coordonne les aspects logistiques et techniques des événements internes en assurant un suivi administratif rigoureux des dossiers;

• Prépare les échéanciers, les tableaux de bord de gestion pour les événements bénéfice assignés en collaboration avec la gestionnaire aux événements;

• Assiste aux réunions de comité, rédige les comptes rendus et fait les suivis auprès des personnes concernées pour les événements assignés;

• Coordonne la mise à jour des listes d’invitation, des envois, des relances, des réservations, de la facturation en collaboration avec l’agent administratif;

• Négocie les contrats avec les fournisseurs événementiels et présente ses recommandations à la gestionnaire aux événements et/ou à la direction générale adjointe;

• Est présent aux événements à titre de coordonnateur de la logistique;

• Recrute et encadre les bénévoles pour les événements en collaboration avec l’équipe;

• Collabore à la réalisation des documents relatifs aux événements (formulaires de réservation et d’invitation, listes de matériel, scénarios, plans de salle, projections, lettres de remerciement, différents rapports, site Internet et réseaux sociaux) en collaboration avec le coordonnateur aux communications;

• Contribue à la livraison d’événements de qualité;

• Produit le post-mortem de chaque événement assigné.

Le candidat idéal :
Il est organisé et a le souci du détail et des échéanciers de travail;
Il est respectueux avec ses collègues et les bénévoles de la Fondation;
Il est en maitrise de lui-même et capable de gérer son stress;
Il est ouvert d’esprit, dynamique, débrouillard, prend des initiatives avec jugement et aime le travail d’équipe;
Il aime apprendre et découvrir les nouvelles tendances en événementiel;
Il comprend les enjeux d’affaires des partenaires de la Fondation;
Un environnement de travail en pleine évolution et un bureau partagé le stimule;
Il s’exprime bien, autant à l’oral qu’à l’écrit, et est bilingue.

Expérience souhaitée :
Connaissance et maitrise de la suite Office et de Photoshop;
À l’aise avec la technologie en générale;
Deux à cinq années d’expérience en événementiel, en collecte de fonds ou en philanthropie;
Il possède un diplôme d’études collégiales ou universitaires en organisation d’événement, en marketing, ou autres domaines pertinents.

Les conditions de travail :
Semaine de travail de 5 jours, du lundi au vendredi, 7,5 heures par jour;
Une heure de dîner non rémunérée par jour;
Possibilité de rencontres à l’extérieur des heures d’affaires régulières (comités de travail, événements bénéfice de la Fondation, etc.);
Environnement stimulant impliquant de devoir faire face à des priorités changeantes.

N.B. : L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. L’organisme pratique l’équité en matière d’emploi.

Pour postuler les candidats doivent faire parvenir leur CV avant le lundi 21 août 17h à l’adresse courriel suivante : carrieres@fondationjeunesentete.org