Coordonnateur aux événements

Fondation Hôtel-Dieu de Lévis

Lieu de l'emploi : Lévis, Québec

Date de parution : 22 août 2017

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Poste à temps complet : 35 heures / semaine

Date limite pour soumettre une candidature : 8 septembre, avant 17 h

Envoi par courrier électronique : denys_legare@ssss.gouv.qc.ca

À noter : Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

 

Le rôle : Vous joindrez une équipe dynamique et votre responsabilité sera d’organiser des événements au profit de la Fondation Hôtel-Dieu de Lévis. Votre mandat sera de faciliter la mise sur pied d’activités bénéfice initiées par l’équipe interne ou par des tiers. Vous serez le point de contact avec les fournisseurs, les participants ainsi que les comités organisateurs. À travers cet emploi, vous contribuerez activement à la production d’événements prestigieux et reconnus!

 

Le candidat recherché : Le candidat idéal sera dynamique et possèdera une connaissance significative de l’évènementiel. Très organisé et orienté vers le service à la clientèle, il fera preuve d’excellentes habilités interpersonnelles et aura la capacité de travailler avec un public exigent. La qualité du travail rendu par le conseiller devra être impeccable et les échéances, même si parfois très courtes, devront être respectées.

 

Plus de détails sur les responsabilités :

  • Planifie et coordonneles aspects logistiques et techniques des événements signatures, internes et tiers en assurant un suivi administratif rigoureux des dossiers;
  • Assure la rentabilité des activités par la mise en place de stratégie de mise en marché et de sollicitation.
  • Prépareles échéanciers, les tableaux de bord de gestion, procède aux mises à jour des procédures pour les événements bénéfice ;
  • Assume la coordination des comités, rédige les comptes rendus et fait les suivis auprès des personnes concernées.
  • Coordonnela mise à jour des listes d’invitation, des envois, des relances, des réservations, de la facturation en collaboration avec l’agent administratif;
  • Négocieles contrats avec les fournisseurs événementiels et présente ses recommandations à la direction générale ;
  • Est présent aux événementsà titre de coordonnateur de la logistique;
  • Recruteet encadre les bénévoles pour les événements en collaboration avec l’équipe;
  • Collaboreà la réalisation des documents relatifs aux événements (formulaires de réservation et d’invitation, listes de matériel, scénarios, plans de salle, projections, lettres de remerciement, différents rapports, site Internet et réseaux sociaux) en collaboration avec le coordonnateur aux communications;
  • Contribueà la livraison d’événements de qualité;
  • Produitle post-mortem de chaque événement assigné.

 

Le candidat idéal :  Il est organisé, rigoureux et a le souci du détail et des échéanciers de travail;  Il est respectueux avec ses collègues et les bénévoles de la Fondation;  Il est en maitrise de lui-même et capable de gérer son stress;  Il est multi tâches, ouvert d’esprit, dynamique, débrouillard, prend des initiatives avec jugement et aime le travail d’équipe;  Il aime apprendre et découvrir les nouvelles tendances en événementiel;  Il comprend les enjeux d’affaires des partenaires de la Fondation;  Un environnement de travail en pleine évolution le stimule;  Il s’exprime bien, autant à l’oral qu’à l’écrit.

 

Expérience souhaitée :  Connaissance et maitrise de la suite Office;

  • Gestion de projet
  • Logiciel Prodon (un atout) À l’aise avec la technologie en générale;  Deux à cinq années d’expérience en événementiel, en collecte de fonds ou en philanthropie;  Il possède un diplôme d’études collégiales ou universitaires en organisation d’événement, en marketing, ou autres domaines pertinents.

 

Les conditions de travail :  Semaine de travail de 5 jours, 35 heures ;  Possibilité de rencontres à l’extérieur des heures d’affaires régulières (comités de travail, événements bénéfice de la Fondation, etc.);  Environnement stimulant impliquant de devoir faire face à des priorités changeantes;

  • Salaire selon expérience;
  • Avantages : REER collectif, assurance groupe, congés de maladie et vacances.

 

À propos de la Fondation Hôtel-Dieu de Lévis :

Depuis 1980, la Fondation contribue au mieux-être de la communauté desservie par l’Hôtel-Dieu de Lévis. Grâce à la générosité de ses donateurs et de ses bénévoles, la Fondation appuie son centre hospitalier dans son développement en soutenant notamment ; l’acquisition d’équipements ultrasophistiqués ; l’aménagement d’infrastructures et le soutien aux activités de recherche et d’enseignement.